In unserem betriebsamen Arbeitsalltag ziehen uns die Unruhe, die Hektik und der Aktionismus, die damit verbunden sind, automatisch in ihren Bann. Sie kennen das sicher auch, Sie nehmen sich vor, den Arbeitsalltag gelassener und bewusster anzugehen. Spätestens wenn Sie an ihrem Arbeitsplatz angekommen sind, gehen alle diese guten Vorsätze den Bach herunter.

All die Eindrücke von außen, die vielen Informationen, die Sie tagtäglich erhalten, die Anforderungen, die an Sie gestellt werden  – den meisten fällt es schwer, hier die Übersicht zu behalten.

Woran liegt es, dass es uns offensichtlich so schwer fällt, uns nicht ablenken zu lassen und die Konzentration auf das Wesentliche zu behalten?

Aus den Erfahrungen, die wir in den Trainings und Coachings mit unseren Klienten gesammelt haben und auch aus unseren eigenen, manchmal leidvollen Erlebnissen haben wir drei Fallen identifiziert, in die wir regelmäßig hineintappen.

 

1.     Die Zeitfalle

 

Haben Sie auch oft das Gefühl, Sie sind nicht schnell genug? Sie möchten möglichst schnell ein bestimmtes Ergebnis erzielen und können dabei sehr ungeduldig werden? Diesen Zeitdruck erlebe ich in meinen Projekten sehr häufig.

Ich kann mich noch genau an eine Begebenheit erinnern, die sehr deutlich zeigt, was passiert, wenn wir in die Zeitfalle tappen. Ich war Projektleiterin eines Teams und es ging darum ein Kick-Off-Meeting für das Team zu planen.

Da es sich um ein IT-Projekt, eine Software-Einführung handelte, hatte ich auch ein externes Beratungsunternehmen an Bord. Klar war, dass es in dem Kick-Off-Meeting um die fachlichen Fragen und Abläufe gehen sollte. Die Vorgehensweise, die Projektphasen, die Meilensteine/Ergebnisse usw. Auch die Rollen und Verantwortlichkeiten waren weitgehend festgelegt.

Ich selber wollte das Kick-Off auch gleich für Teambuilding Aktivitäten nutzen. Damit sich das Team untereinander besser kennenlernen und seine Fragen diskutieren kann. Dieser Vorschlag stieß auf große Ablehnung, ganz einfach weil das Kick-Off dann viel länger gedauert hätte. Statt den angsetzten 4 Stunden nämlich 1,5 bis 2 Tage. Da sowohl der Berater als auch die internen Auftraggeber/Vorgesetzen der Teammitglieder diese „Zeitinvestition“ nicht einsahen, führten wir die 4-stündige Kick Off Veranstaltung durch.

Was soll ich sagen, vielleicht ahnen Sie es schon? In der nächsten Zeit poppten alle möglichen Themen auf, die wir durch eine „ausführliche“ Kick-Off Veranstaltung vermieden hätten. Manche hatten die Aufgaben oder ihre eigenen Zuständigkeiten nicht richtig verstanden, andere hatten Probleme mit der Zusammenarbeit, weil das gegenseitige Kennenlernen gar nicht stattgefunden hatte.

Während der Umsetzung der Projektaufgaben ist es dann noch schwieriger, sich Zeit für diese Dinge zu nehmen. Aber manchmal geht es dann auch nicht mehr anders, man muss die Dinge dann klären. Im Endeffekt verbraucht man dann wesentlich mehr Zeit, als wenn man solche Themen gleich zu Beginn geklärt hätte.

Ich kann an dieser Stelle natürlich nicht genau belegen, wieviel Mehraufwand uns das im laufenden Projekt gekostet hat. Aber Ich bin mir sicher, der ein oder andere von Ihnen hat schon mal ähnliche Erfahrungen gemacht. Aber wir tappen immer wieder in diese Falle hinein, wider besseren Wissens.

 

2.     Die Leistungsfalle

 

Diese Falle begegnet mir persönlich besonders häufig bei Frauen. Trotz guter Ausbildung, vielen Fähigkeiten und Kompetenzen haben sie oft das Gefühl nicht gut genug zu sein. Und tappen dabei blind in diese Falle. Eine meiner Klientinnen – eine wirklich gut ausgebildete Projektmanagerin mit vielen Erfahrungen auf diesem Gebiet – hatte sich selbstständig gemacht und war dabei, ihr Angebot auf dem Markt zu platzieren.

Es ging um Leistungen rund um das Projektmanagement, vor allem aber das Coaching von Projektleitern und das Training von Projektteams. Irgendwie kam es nicht so recht in Gang. Und der erste, sehr starke Impuls meiner Klientin war: Ich bin noch nicht gut genug. Ich brauche noch eine spezielle Ausbildung zu ABC, am besten mache ich noch das Zertifikat XYZ.

Seien Sie mal ehrlich, glauben Sie dass dies das Problem meiner Klientin war? Die bereits über mehr als 10 Jahre Erfahrung in all diesen Themen verfügte? Die typische Leistungsfalle also.

Eine Studie zur Burnout-Gefährdung von Projektmanagern an der ich mitgearbeitet habe, zeigt übrigens, dass die Leistungsfalle beileibe kein frauenspezifisches Thema ist. Mehr als 80 % der Befragten sagen, dass Sie einen hohen Leistungsanspruch an sich selbst haben, Fast 80 % bezeichnen sich sogar als perfektionistisch. Durch eine solche Erwartungshaltung an die eigene Leistung erzeugen wir einen inneren Leistungsdruck, der oft sogar noch stärker ist, als alle Anforderungen die von außen an uns herangetragen werden.

 

3.     Die Informationsfalle

 

Der Informationstechnik sei Dank verfügen wir heutzutage über eine  große Menge an Informationen, die wir  auf Knopfdruck über Internet, Soziale Netzwerke und firmeninterne Informationssysteme erhalten Der Zugang zu Wissen ist kein Problem mehr. Das wäre jetzt nicht unbedingt ein Thema, wenn wir gelernt hätten, damit auch umzugehen. Ich beobachte im Umgang mit Informationen allerdings immer wieder zwei typische Verhaltensweisen.

Zum einen haben viele das Gefühletwas Wichtiges zu verpassen. Deshalb gehen sie meist sofort an ihr Handy, wenn es klingelt. Es könnte ja der Chef sein, der etwas will. Oder ein Kunde mit einem Auftrag oder sonst etwas Dringendes. Viele sitzen in Konferenzen und Besprechungen und sind dabei permanent mit ihrem Smartphone beschäftigt. Lesen eingehende Emails und SMS und beantworten diese dann auch.

Da aber Multitasking bekanntermaßen nicht funktioniert, lassen wir uns so nur von den eigentlichen Themen ablenken. Was glauben Sie, wieviel Zeit das kostet? Mal ganz davon abgesehen, dass es mangelnde Wertschätzung für den Moderator, den Referenten oder den Gesprächspartner signalisiert.

Auf der anderen Seite können wir uns oft nicht entscheiden, weil es einfach zu viele Informationen sind, die wir haben. Wir recherchieren, analysieren und geraten so in einen regelrechten Informationsstrudel hinein. Wir könnten ja auch noch den Experten X fragen. So bekommen wir noch mehr, oft sogar widersprüchliche Informationen.

Wir unterschätzen dabei, wie stark uns diese Informationsflut verunsichert. Kennen Sie die Situation, dass Sie am Ende gar nicht mehr wissen, was Sie tun sollen? Und dann entweder gar keine Entscheidung treffen. Oder aber übereilt etwas tun, wovon Sie eigentlich nicht so richtig überzeugt sind. Weil schnelles Handeln angesagt ist.

 

Wie Sie die 3 Fallen erkennen können

 

Das führt mich jetzt zu dem Punkt, wie wir solche Fallen überhaupt erkennen können, damit wir nicht ständig in sie hineinlaufen. Denn da ist ja offenbar ein unbewusster Automatismus am Werk, der uns ständig antriggert. Woran können wir also erkennen, dass wir gerade Gefahr laufen, in eine solche Falle zu geraten? Warum tun wir das überhaupt, wenn wir es doch eigentlich besser wissen?

Die Antwort liegt in unseren Emotionen. Denn alle drei Fallen/Situationen haben eines gemeinsam: Wir befinden uns in einer Situation, die in uns unangenehme Gefühle aufkommen lässt.

 

Alle 3 Fallen lösen in uns unangenehme Emotionen aus, die automatisch unser Verhalten antriggern

 

Im ersten Fall, der Zeitfalle verspüren wir Zeitdruck und den damit verbundenen Frust, Ärger, Resignation über den Wettlauf mit dem Termindruck . Manche von uns spüren diesen Druck auch körperlich. Sie haben Druck im Magen, Herzklopfen oder Kopfschmerzen.

Die Leistungsfalle ist mit einem unangenehmen Mangelzustand an Selbstwert verbunden: Wir glauben, wir sind einfach nicht gut genug. Wir meinen, unsere Leistung reicht einfach nicht aus, um unsere eigenen Anforderungen oder die anderer Personen zu erfüllen. Damit verbunden sind Gefühle wie Wertlosigkeit, Ohnmacht oder Hilflosigkeit. Ein ganz besonders unangenehmer Zustand, dem man möglichst schnell entfliehen möchte.

Und die Informationsfalle bedeutet eine gewisse Hilflosigkeit bei der Verarbeitung all dieser Informationen und Möglichkeiten. Damit verbunden sind Gefühle wie Unsicherheit, Sinnlosigkeit oder Frustration.

Diese unangenehmen Gefühle möchten wir so schnell wie möglich loswerden. Deshalb folgen wir unbewusst unseren inneren, unwillkürlichen Impulsen. Wir können gar nicht anders, unsere Gefühle sind einfach schneller als unser bewusstes Denken.

In den meisten Fällen sind uns diese Emotionen noch nicht einmal bewusst. Die Wahrnehmung unserer Gefühle und der damit verbundenen Gedanken geht in dem hektischen Strudel unserer Aktivitäten einfach unter. Je hektischer und ungeduldiger wir werden, umso weniger sind wir in der Lage, die Situation und ihre Auslöser zu erkennen und diese automatisch ablaufenden Programme einfach mal anzuhalten. Aber nur auf diese Weise, könnten wir unsere Handlungsfähigkeit wieder zurück gewinnen.

 

Wie Sie die eigene Handlungsfähigkeit wieder gewinnen können

 

Das ist dann auch der erste Schritt, den wir all unseren Klienten raten: Über den Tag verteilt öfter mal innezuhalten. Sich die Energiebrille aufzusetzen und auf die eigenen Gefühle zu achten.

  • Was tue ich gerade?
  • Welche Gefühle habe ich dabei?
  • Welche Gedanken gehen mir durch den Kopf?
  • Was spüre ich in meinem Körper?
  • Welches Bedürfnis versteckt sich vielleicht dahinter?

Damit machen Sie den ersten Schritt, um diesem unablässigen Strudel der Betriebsamkeit zu entkommen. Zur Besinnung zu kommen und zu spüren, was in diesem Moment gerade passiert. Nur so sind Sie in der Lage, ihre Handlungsfähigkeit wieder zu gewinnen und wieder Einfluss auf ihren Arbeitstag zu nehmen.

 

 

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Martina Baehr
Martina Baehr ist Projektmanagerin, Trainerin, Coach und Inhaberin von Projektmanagement plus. Sie unterstützt ihre Kunden bei der Entfaltung ihres persönlichen Erfolgs-Mindsets, um selbstbewusster und gelassener zu arbeiten und leichter mit Veränderungen umzugehen.