Das Motto des diesjährigen PM-Camps in Dornbirn lautet „Muster brechen“. Und es gibt im Vorfeld eine Blogparade in der man sich schon über das Thema austauschen kann. Über Blogartikel, Kommentare zu den Blogartikeln und und und. Wer mehr erfahren möchte, kann hier klicken.

 

Ich finde das Thema sehr passend, sowohl im Kontext des Projektmanagements als auch im Hinblick auf die Veränderungen, die sich zurzeit in allen Organisationen, die ich bisher kennengelernt habe, abspielen. Ja, ich wage sogar die Aussage, wer es nicht schafft, alte Muster aufzubrechen, der wird zukünftig Probleme haben, weiterhin erfolgreich zu sein. Das trifft auf Organisationen/Unternehmen, Gruppen und den einzelnen Menschen gleichermaßen zu.

 

Jedes Projekt stellt automatisch bewährte Muster in der Organisation infrage

 

Als Projektmanagerin habe ich mit dem Muster brechen so meine Erfahrungen gemacht. Das fängt schon damit an, dass jedes Projekt an sich schon bewährte Muster aufbricht. Ein Projekt hat im Gegensatz zur Arbeit in der „Linienorganisation“ per se schon die Aufgabe vor allem kulturelle Muster zu durchbrechen, als da wären

 

  • Die Teamführung ist oft nicht per Funktion/Amt festgelegt, sondern der Projektleiter muss das Vertrauen und das Engagement der Teammitglieder erstmal gewinnen.
  • Das Team ist für eine ganze Aufgabe verantwortlich und nicht nur für Teilschritte eines Prozesses. Die Aufgabenstellung ist meist neu für das Unternehmen. Ein Team kann und muss sich deshalb selbst organisieren und die Aufgaben im besten Falle so aufteilen, dass sie den Fähigkeiten und Kompetenzen der einzelnen Teammitglieder entspricht.
  • Die Kommunikation in einem Projektteam ist oft völlig anders als die in der Linienorganisation. Das bietet auf der einen Seite große Chancen und Gestaltungsmöglichkeiten, alle Teammitglieder angemessen zu beteiligen. Und auf Augenhöhe zu arbeiten. Auf der anderen Seite besteht natürlich das Risiko, dass man es nicht schafft, eine vernünftige Kommunikationsstruktur/-kultur  aufzubauen. Und jeder doch wieder eher für sich selbst arbeitet.

 

Projekte bieten eine große Chance verkrustete Muster erfolgreich aufzubrechen

 

Wie man schon sehen kann, bietet gerade Projektarbeit eine große Chance die Arbeitswelt im Sinne der neuen Anforderungen als da wären Innovation, Selbstorganisation, Eigenverantwortung und Kreativität zu gestalten.

 

Ich habe schon einige Projekte geleitet, bei denen genau das auch gelungen ist. Zum Beispiel im Rahmen einer Reorganisation. Bei der die Projektteams die Struktur und die Arbeitsbedingungen der neuen Organisationseinheit selbst erarbeitet haben. Das ist ein sehr erhebendes und motivierendes Gefühl, sowohl für den Projektleiter als auch das Team. Wenn das dann auch tatsächlich umgesetzt und zur Realität wird.

 

Ich kenne aber natürlich auch andere Beispiele. Und wie es so ist, die wirklichen Erfolgsfaktoren – also die Dinge auf die es wirklich ankommt – findet man gerade auch bei den nicht so erfolgreich gelaufenen Projekten heraus.

 

Ich persönlich habe dabei erfahren, wie wichtig es ist, dass ich als Projektleiterin die richtige innere Einstellung, die richtige innere Haltung zu der Aufgabe und den Menschen habe. Wenn ich nicht gelassen bin und anderen gegenüber kein Vertrauen habe, wenn ich nicht wertschätzend kommuniziere, dann werde ich das schwerlich von anderen einfordern können.

 

Das ist für mich heute das wichtigste, ich muss für mich eine gute Ausgangsbasis schaffen, damit ich erfolgreich sein kann. Denn jeder Projektleiter kennt das wahrscheinlich: Nach dem mehr oder weniger guten Start und der ersten Euphorie tauchen unweigerlich erste Probleme und oft auch wirklich große Herausforderungen auf. Und es ist sehr, sehr wichtig, wie ich selbst damit umgehe. Denn genau das habe ich zu 100 % selbst in der Hand.

 

Einige von Ihnen kennen wahrscheinlich das folgende Zonenmodell:.

 

zonenmodell

 

In der Komfortzone fühle ich mich wohl und sicher. Wenn ich diese Zone jedoch nie verlasse, dann gibt es auch keine Entwicklung. Wenn ich mich in meiner Arbeit entfalten und weiterentwickeln will, muss ich die Komfortzone also von Zeit zu Zeit verlassen. Im Projekt verlassen Projektleiter, Team und auch der Auftraggeber die Komfortzone spätestens dann, wenn die ersten Probleme auftauchen.

 

Das Verlassen der Komfortzone ist auch der erste Schritt auf dem Weg zum Muster brechen.

 

Wenn ich zu lange in der Komfortzone verharre, macht sich das meist durch bestimme Hinweise bemerkbar. Ich werde dann immer mit den gleichen frustrierenden Ergebnissen konfrontiert. Denn meine Lösungsstrategie ist nicht mehr passend – also veraltet. Das kann sich folgendermaßen äußern: Mein Auftraggeber hört mir nicht zu oder nimmt meine Vorschläge nicht an. Mein Team ist im Widerstand oder nur mit halber Kraft dabei. Die vereinbarten Termine/Meilensteine werden immer wieder verschoben. Wenn solche Dinge nicht nur einmal oder sporadisch, sondern wiederholt auftauchen, sollte ich aufhorchen.

 

Was auch immer es ist, oft schieben wir die Verantwortung für diese Ergebnisse ab. Fühlen uns als Opfer der Verhältnisse. Oder ignorieren einfach die Risiken und tun so als ob alles in Ordnung wäre. Das ist ja auch nur allzu verständlich, schließlich möchten wir die damit verbundenen negativen Gefühle vermeiden. Dieses Vermeidungsverhalten ist auch ein typischer Hinweis für das unpassende Verharren in der Komfortzone.

 

Auf diese Weise halten wir den Status quo einfach aufrecht. Das gilt natürlich nicht nur für den Projektleiter sondern für das ganze Team und selbstverständlich auch den Auftraggeber. Aber sofortigen Einfluss haben wir erst einmal nur auf uns selbst.

 

In der Lernzone öffne ich mich für neue Perspektiven. Ich bin bereit die alten Wege zu verlassen und neue Dinge auszuprobieren. Ich betrete unbekanntes Terrain. Und hier ein wirklich wichtiger Satz:

 

Das Verlassen der Komfortzone und das Betreten der Lernzone ist immer mit unangenehmen Gefühlen verbunden.

 

Ich habe Angst dass ich Fehler mache und die anderen mich dafür verurteilen. Ich habe Angst meine Meinung/meine Position klar zum Ausdruck zu bringen, weil ich befürchte die Anerkennung der anderen zu verlieren. Ich habe Angst vor der Ungewissheit/dem Kontrollverlust, weil ich nicht weiß was konkret auf uns alle zukommen wird. Und ich die Unsicherheit der Anderen spüre. Ich bin frustriert und fühle mich gefangen in den alten, verkrusteten Mustern, weiß aber nicht genau was ich konkret tun soll, um etwas zu verändern.

 

Die Frage ist jetzt allerdings nicht, ob Sie diese Ängste haben oder nicht. Ein erster wichtiger Schritt ist natürlich, diese Ängste überhaupt zu bemerken und ernst zu nehmen. Und glauben Sie mir, ich habe noch kein Veränderungsprojekt durchgeführt bei dem ich selbst, mein Team und mein Auftraggeber keine Angst hatten. Das ist einfach normal. Die Fragen sollten also lauten: Wie gehe ich mit meiner Angst um? Wie schaffe ich es, möglichst schnell in eine Stimmung von Zuversicht und Vertrauen zu kommen? Wie werde ich schnell wieder handlungsfähig? Wie kann ich die Teammitglieder dabei unterstützen?

 

Ganz sicher nicht, in dem wir alle so tun als wäre unser Projekt „Business as usual“ und versuchen den normalen Status quo wieder herzustellen. Ein Projektleiter, ein Geschäftsführer oder Aufsichtsratsvorsitzender zeichnet sich doch gerade durch Furchtlosigkeit aus, meinen Sie vielleicht.  Denn genau das ist ja oft eine gewünschte Eigenschaft für Führungskräfte. Nur die Harten kommen in den Garten. Das heißt im Klartext aber, dass wir unsere Gefühle einfach nicht wahrnehmen wollen, verdrängen oder verleugnen. So geht es natürlich nicht. Wenn ich mir die heutige Arbeitswelt ansehe, besteht gerade hier eine große Gefahr. Oder wie sehen Sie das?

 

Die zweite Gefahr lauert darin, sich mit seinen Gedanken und Gefühlen immer weiter in der Spirale der Ängste zu drehen: Was, wenn wir es einfach nicht schaffen, dass Ergebnis rechtzeitig bereitzustellen? Was ist, wenn mein Team morgen wieder so ablehnend auf meine Vorschläge reagiert? Was soll ich tun, damit mein Chef/mein Auftraggeber mir endlich zuhört?

 

Negative Grübelschleifen halten uns in der Komfortzone gefangen oder bringen uns in die Gefahrenzone.

 

Kennen Sie diese negativen Grübelschleifen auch? Die Sie jede Menge Zeit und Energie kosten, Sie vielleicht um ihren Schlaf bringen? Und die allzu oft auch keine konstruktiven Lösung bringen?

 

Und hier habe ich jetzt eine sehr gute Nachricht für Sie: An genau diesem Hebel können Sie am besten ansetzen. Die Spirale von negativen Gedanken und negativen Gefühlen zu durchbrechen. Der wirksamste und schnellste Ansatzhebel sind unsere Gefühle. Sie haben richtig gehört, unsere Gefühle, die wir im Berufsalltag allzu gerne überhören oder geringschätzen.

 

Angenehme und passende Gefühle wie innere Gelassenheit und Selbstvertrauen können Sie kultivieren. In dem Sie sie einfach „einüben“ so wie man auch eine Sprache lernt. Damit Sie in schwierigen Situationen und bei großen Herausforderungen schnell dahin umschalten können.

 

Die negative Grübelschleife ist übrigens auch nichts anderes, als dass Sie die dabei auftauchenden Gefühle wie Angst, Frustration oder Wut und Ärger immer mehr vertiefen. Das ist der sicherste Weg, um mittelfristig in die Gefahrenzone abzurutschen. Wenn man dort angekommen ist, vermeidet man am liebsten jede Veränderung. Weil es ja doch nicht klappen kann. Schließlich hat man das ja schon mal ausprobiert. Und ist daran gescheitert.

 

Warum es also nicht mal mit den angenehmen Emotionen versuchen?

 

Probieren Sie es doch einfach mal aus. Dazu nutzen Sie einfach Gefühle aus ihrer Erinnerung, die sie schon mal erlebt haben. Wenn Sie also mehr Selbstvertrauen brauchen, dann suchen Sie sich eine Situation in der Sie etwas so richtig gut hinbekommen haben. Etwas das Ihnen sehr gut gelungen ist. Erinnern Sie sich an das positive Gefühl von Zufriedenheit, vielleicht auch Stolz was Sie dabei hatten?

 

Wenn Sie sich Gelassenheit wünschen, dann erinnern Sie sich an eine Situation in der Sie trotz großer Hektik und Betriebsamkeit gelassen und ruhig geblieben sind. Spüren Sie das gute Gefühl innerer Ruhe und Zuversicht, das Sie damals empfunden haben?

 

Diese Situation rufen Sie sich dann einfach ins Gedächtnis und erleben sie noch einmal neu. Achten Sie darauf, dass Sie das Gefühl nicht nur im Kopf „denken“, sondern auch in ihrem Körper und in ihrem Herzen spüren. Und halten Sie diese Situation/dieses Erlebnis für mindestens 30 Sekunden, besser noch 2 bis 3 Minuten aufrecht. Denn nur dann wird das dieses Erlebnis und das damit verbundene positive Gefühlsmuster in ihrem Gedächtnis abgespeichert und sie schaffen neue neuronale Verbindungen in ihrem Gehirn.

 

Dabei reicht es natürlich nicht aus, das nur einmal zu tun. Wie bei allen Dingen, die zur Routine werden sollen, sollten Sie sich 10 bis 20 Minuten Zeit pro Tag dafür reservieren. Und es regelmäßig durchführen.

 

Erfolgreich und mit gutem Gefühl unpassende Muster durchbrechen

 

Das ist die schnellste und wirksamste Art und Weise zu verhindern von der Lernzone in die Gefahrenzone abzurutschen. Ich bin überzeugt davon, wenn wir die Bedeutung unserer inneren Erfolgsfaktoren – Gefühle, Gedanken und unsere innere Einstellung –erkennen. Und spüren wie wirksam es ist hier den Hebel anzusetzen, genau dann machen wir einen Riesenschritt in Richtung mehr Veränderungskompetenz.

 

Und wir werden Spaß daran gewinnen, unpassende Muster zu brechen. Ganz einfach deshalb weil wir uns sicher sein können, dass wir nicht in die Gefahrenzone abrutschen. Und weil wir dabei erfolgreich sind.

 

Die unangenehmen Gefühle, die beim Verlassen der Komfortzone entstehen, können wir dann auch besser annehmen. Denn diese Angst, die Wut oder die Ohnmacht enthalten ja eine sehr positive –Botschaft. Sie weisen uns darauf hin, wo wir den Hebel ansetzen müssen, um bestehende, verkrustete Muster zu durchbrechen.

 

Am Ende habe ich noch ein Geschenk für Sie: Sylvie, meine Geschäftspartnerin und ich haben uns darüber Gedanken gemacht, wie wir den Menschen in stressigen, herausfordernden Situationen einfach und schnell weiterhelfen können.

 

 

 

Martina Baehr
Martina Baehr ist Projektmanagerin, Trainerin, Coach und Inhaberin von Projektmanagement plus. Sie unterstützt ihre Kunden bei der Entfaltung ihres persönlichen Erfolgs-Mindsets, um selbstbewusster und gelassener zu arbeiten und leichter mit Veränderungen umzugehen.