Letzte Woche war ich mit dem Vortrag zu den Ergebnissen der GPM-Burnout-Studie  in der Regionalgruppe Aachen unterwegs. In der anschließenden Diskussion kam ein wichtiges Thema hoch, das ich in diesem Artikel näher betrachten möchte. Es ist die Abgrenzung von anderen, sich trauen auch mal „Nein“ zu sagen zu Aufgaben, für die Sie möglicherweise gar keine Zeit mehr übrig haben. Oder deren Umsetzung Sie vielleicht in der geforderten Art und Weise unrealistisch finden.

Das gleiche gilt für Personen: Wie gehen Sie mit Menschen um, die Ihnen ständig Arbeit aufs Auge drücken oder immer wieder neue Anforderungen an Sie herantragen? An denen Sie sich aufreiben, weil sie Arbeiten nicht in der gewünschten Qualität erledigen oder Sie selbst und andere Mitarbeiter unter Druck setzen. Auch in diesen Situationen ist das Thema Abgrenzung eine herausfordernde Aufgabe.

Ein „Nein“ kostet zwar manchmal Überwindung, kann aber einen großen Nutzen bringen

 

Eine gestandene Projektmanagerin sagte in der Diskussion, dass sie sich mittlerweile, nach etlichen Berufsjahren, in solchen Situationen viel leichter tue. Öfter auch mal „Nein“ zu sagen. Weil sie erstens genau weiß welche Folgen es für Sie hat, wenn sie nicht für sich selbst eintritt. Und weil sie mittlerweile einige Erfahrungen mit den Risiken hat, die Sie eingeht, wenn sie sich traut „Nein“ zu sagen. Und der Nutzen die möglichen Konsequenzen um ein vielfaches übersteigt.

Wir alle waren uns einig, dass es hilfreich wäre, für den Umgang mit einem solch wichtigen Thema mehr konkrete Unterstützung zu erhalten. Damit wir solche Dinge nicht ausschließlich und oft auch schmerzhaft übers ausprobieren und die eigenen Erfahrungen lernen. Oder schlimmer noch, es aufgrund unserer Ängste und Bedenken gar nicht erst wagen, den anderen Grenzen zu setzen.

Einige haben angeregt ein solches Thema vielleicht sogar in die klassischen Schulungsprogramme für Projektmanager aufzunehmen. Denn wie die besagte Studie gezeigt hat, kann es durchaus gesundheitliche Konsequenzen haben, wenn ich immer wieder gegen meine eigentlichen Bedürfnisse handele und den Anforderungen anderer zu schnell nachgebe.

Auch in unserer Arbeit mit unseren Kunden, ist die Abgrenzung in jeder Form immer wieder ein wichtiges Thema. Deshalb möchte ich Ihnen an dieser Stelle drei konkrete Hinweise mitgeben, wie Sie besser mit Abgrenzungssituationen umgehen können:

 

1. Achten Sie auf ihre Gefühle

 

Viele bemerken erst gar nicht, dass gerade ihre persönlichen Grenzen überschritten werden. Dafür gibt es viele Gründe:

  • Es kann sein, dass wir darauf programmiert sind, die Anforderungen von anderen oder der anstehenden Aufgabe möglichst gut zu meistern.
  • Wir möchten gute Leistungen erbringen, hilfsbereit sein und haben das Bedürfnis nach Anerkennung der anderen.
  • Sehr oft finden wir auch durch die ständige Hektik und Betriebsamkeit, die uns umgibt, einfach keine Zeit, wahrzunehmen wie wir uns gerade fühlen.

Unangenehme Gefühle sind der erste und schnellste Hinweis darauf, dass etwas nicht stimmt. Der Druck in meinem Magen und die Hilflosigkeit, die ich empfinde, wenn ich trotz meines übervollen Arbeitspensums noch eine Aufgabe aufs Auge gedrückt bekomme. Die Wut, die ich spüre, wenn ich bemerke, dass die eng gesteckte Terminvorgabe für das Projekt eigentlich gar nicht einzuhalten ist. Den Ärger, den ich empfinde, wenn mir ein Bereichsleiter gerade vorgehalten hat, dass ich mein Projektteam nicht im Griff habe.

Leider regieren wir oft so, dass wir unangenehme Gefühle einfach wegdrücken und über sie hinweggehen. Dabei ist dies der erste Hinweis darauf hier näher hinzuschauen.

Mein Tipp lautet: Achten Sie in solchen Situationen auf ihre unangenehmen Gefühle, benennen sie diese und finden Sie für sich persönlich heraus, was genau Ihnen hier gegen den Strich geht.

 

2. Finden Sie ihre Bedürfnisse heraus

 

Damit sind wir beim zweiten Punkt: Mit ihrem unangenehmen Gefühl ist ein persönliches Bedürfnis verbunden, das gerade nicht erfüllt wird. Im Falle des angesprochenen Bereichsleiters wurde ihrem Bedürfnis nach Wertschätzung und Respekt nicht entsprochen.

Wenn Sie zu viel Arbeit auf dem Tisch haben und jemand noch mehr darauf packen möchte steckt dahinter vielleicht das Bedürfnis, die bestehenden Aufgaben erstmal in Ruhe zu erledigen. Oder Sie haben die Befürchtung, ihrem Qualitätsanspruch nicht mehr gerecht werden zu können. Oder Sie müssten ihr legitimes Bedürfnis nach Freizeit oder Zeit mit ihren Freunden und ihrer Familie gerade massiv einschränken.

Wenn Sie sich diese Bedürfnisse nicht bewusst machen, können Sie diese weder anderen gegenüber vertreten. Noch sind Sie in der Lage wahrzunehmen, was in der Folge mit Ihnen passiert, wenn sie ständig gegen ihre Bedürfnisse arbeiten. Der eine wird vielleicht krank oder arbeitet ständig an seinem Limit. Ein anderer ist total frustriert, schränkt sein Engagement ein und macht am Ende nur noch Dienst nach Vorschrift. Ein dritter vernachlässigt Mann/Frau und Kinder oder hat keine Zeit und Energie mehr für soziale Kontakte.

Übernehmen Sie selbst die Verantwortung für ihre Gefühle und ihre Bedürfnisse und warten Sie nicht ab, bis jemand anderer kommt und das für sie tut. Unter Umständen warten Sie darauf ihr ganzes Leben.

Mein Tipp lautet: Übernehmen Sie Verantwortung für ihre Bedürfnisse und finden Sie heraus was hinter ihrem Impuls zur Abgrenzung und dem unangenehmen Gefühl steckt. Das Bewusstsein darüber stärkt automatisch ihre Handlungssicherheit.

 

3. Achten Sie auf ihre persönlichen Werte und schätzen Sie die Werte der anderen

 

Oft geben uns solche Abgrenzungssituationen einen Hinweis auf unsere persönlichen Werte und die Werte der anderen. Wir fühlen uns oft so unwohl, weil andere mit ihrem Verhalten einfach nur ihre eigenen Werte zum Ausdruck bringen.

Dazu ein paar Beispiele: Ein extrovertierter Mensch hat sicherlich ganz andere Anforderungen an die Zusammenarbeit als ein introvertierter Mensch. Werte wie Beziehungen oder Offenheit spielen für ihn möglicherweise eine ganz große Rolle. Demgegenüber wird ein introvertierter Mensch eine ganz andere innere Wertehierarchie haben. Für ihn haben vielleicht Ehrlichkeit und Achtsamkeit eine hohe Priorität. Bei einem systematisch arbeitenden Menschen können Werte wie Effizienz oder Genauigkeit eine große Rolle spielen. Ein kreativ, chaotischer Mensch findet wohl eher Fantasie und Inspiration wichtig.

Diese unterschiedlichen Werte können sich schon ganz schön in die Quere kommen. Manch einer hat vielleicht das Gefühl dass ein „Macher“ bei dem Dynamik und Durchsetzungskraft eine große Rolle spielen, ständig gegen die eigene, innere Wertehierarchie verstößt. Diese Zusammenhänge sind uns oft gar nicht bewusst.

In Abgrenzungssituationen neigen wir dazu, die äußeren Umstände oder unseren Gesprächspartner zu bewerten, zu verurteilen oder Interpretationen darüber anzustellen welche unlauteren Absichten der andere wohl verfolgt. Wenn uns unsere eigenen Werte bewusst sind und wir die Werte des anderen wertschätzen können, gelingt es uns wesentlich leichter, in solchen Situationen ruhig und gelassen zu bleiben. Das wiederum schafft die Grundlage dafür, dass wir die Schuld nicht automatisch bei anderen oder in den Umständen suchen. Im Gegenteil: Sie nehmen nur wahr, dass Ihr Gegenüber einfach andere Werte verinnerlicht hat als Sie selbst. Das macht es Ihnen auch leichter, dem anderen mitzuteilen,  was Ihnen in der jeweiligen Situation wirklich wichtig ist.

Nur wer sich seiner eigenen Werte und ihrer Auswirkungen auf sein Verhalten und seine Handlungen bewusst ist, kann die Werte der anderen akzeptieren und wertschätzen.

Mein Tipp: Machen Sie sich ihre Werte bewusst. Abgrenzungssituationen können dabei sehr hilfreich sein. Weil Sie Ihnen einen Hinweis auf ihre eigenen Werte und deren Priorität geben. In dem Sie auf ihre eigenen Bewertungen, Urteile und Interpretationen achten, finden Sie heraus was Ihnen besonders wichtig ist.

 

Wie wir bei dem letzten Punkt gesehen haben, geht es in Abgrenzungssituationen nicht nur um unsere eigenen Grenzen, sondern auch die der anderen Menschen – sei es der Teamkollege, der Chef, ein Mitarbeiter, der Geschäftspartner oder der Kunde.

 

Abgrenzung gelingt automatisch, wenn ich lerne zu mir selbst zu stehen.

 

Wenn wir uns erfolgreich gegen andere abgrenzen wollen, dann müssen wir ein besseres Bewusstsein für unsere Gefühle, unsere Bedürfnisse und unsere Werte entwickeln. Oder anders ausgedrückt Abgrenzung gelingt automatisch, wenn ich lerne zu mir selbst zu stehen.

Meine Kollegin Sylvie Bueb und ich finden dieses Thema so wichtig, dass wir ihm im Rahmen unserem Online-Selbstlernkurs „Die Energietankstelle“ eine eigene Lektion gewidmet haben. Gerade wenn man seinen automatischen Mustern, Bewertungen und Urteilen auf die Spur kommen will, ist es hilfreich sich an einer systematischen Handlungsanleitung zu orientieren und praxisnahe Beispiele zu haben. Hier erfahren Sie mehr über den Online-Selbstlernkurs.

 

Martina Baehr
Martina Baehr ist Projektmanagerin, Trainerin, Coach und Inhaberin von Projektmanagement plus. Sie unterstützt ihre Kunden bei der Entfaltung ihres persönlichen Erfolgs-Mindsets, um selbstbewusster und gelassener zu arbeiten und leichter mit Veränderungen umzugehen.